Minijobs – Jahresabschlussarbeiten

Bei der Lohnabrechnung von Minijobbern stellen sich bei vielen Betrieben regelmäßig zum Jahresende Fragen, welche Arbeiten zum Jahresabschluss speziell für die Minijobber anfallen. Grund genug sich den Jahresabschlussarbeiten bei Minijobs näher zu widmen.

Jahresabschlussarbeiten bei Minijobs

Grundsätzlich sind Minijobber auch als Arbeitnehmer zu betrachten. Das heißt auch für Minijobber gelten im Grunde dieselben Regelungen in der Lohnabrechnung wie für Ihre übrigen Arbeitnehmer.

Zum Jahreswechsel fallen damit auch dieselben Jahresabschlussarbeiten in der Lohnabrechnung wie für die übrigen Beschäftigten an.

Meldungen zur Sozialversicherung – Jahresabschlussarbeiten

In der Sozialversicherung heißt es, für die Minijobber, die über den Jahreswechsel beschäftigt sind, eine Jahresmeldung zur Sozialversicherung zu erstatten. In dieser Jahresmeldung (Abgabegrund „50“) sind die rentenversicherungspflichtigen Entgelte des Jahres zu melden.

Dies ist grundsätzlich das beitragspflichtige Entgelt, welches der Arbeitnehmer im Jahr erzielt hat.

Beispiel:

Ein Minijobber ist seit Jahren bei Ihnen beschäftigt und erzielt ein festes Monatsentgelt von 300 Euro.

In der Jahresmeldung ist dementsprechend der Meldezeitraum vom 1.1.2019 bis 31.12.2019 zu erstatten.

Als beitragspflichtiges Entgelt sind in diesem Beispiel 3.600 Euro (12 x 300 Euro) zu melden.

Hinweis: Ist ein Minijobber erst im Laufe des Jahres in das Beschäftigungsverhältnis eingetreten, so verkürzt sich der Meldezeitraum natürlich.

Beispiel:

Ein Minijobber beginnt den Minijob bei Ihnen am 1.9.2019 und verdient monatlich 400 Euro.

Meldezeitraum: 1.9.2019 bis 31.12.2019

Meldebruttoentgelt: 1.600 Euro (4 Monate x 400 Euro)

Sonderfall rentenversicherungspflichtige Minijobber

Zwar hat sich der Großteil der Minijobber von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, doch gibt es natürlich auch rentenversicherungspflichtige Minijobber. Auch für diese gilt, dass das rentenversicherungspflichtige Entgelt in der Jahresmeldung zur Sozialversicherung zu melden ist.

Eine Besonderheit gibt es jedoch für diese rentenversicherungspflichtigen Minijobber zu beachten. Liegt der Verdienst in einzelnen (oder auch allen) Abrechnungszeiträumen unterhalb der Mindestbemessungsgrundlage (175 Euro monatlich), so ist für diese Entgeltabrechnungszeiträume nicht das tatsächliche Entgelt, sondern die Mindestbemessungsgrundlage (= 175 Euro) zu erstatten.

Beispiel:

Ein Minijobber ist seit Jahren für 100 Euro Festgehalt beschäftigt. Er ist rentenversicherungspflichtig.

Meldezeitraum: 1.1.2019 bis 31.12.2019

Meldebruttoentgelt: 2.100 Euro (12 x 175 Euro Mindestbemessungsgrundlage)

Hier ist als rentenversicherungspflichtiges Entgelt jeweils die Mindestbemessungsgrundlage zu melden und nicht der tatsächliche Verdienst (= 100 Euro monatlich bzw. 1.200 Euro).

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Abgabefrist Jahresmeldung zur Sozialversicherung

Die Jahresmeldung für Ihre Minijobber ist bis spätestens 17.2.2020 an die Minijob-Zentrale zu erstatten. Die Frist endet eigentlich am 16.2. des Folgejahres, verschiebt sich jedoch im Jahr 2020 vom Sonntag (16.2.2020) auf den Montag (nächster Werktag, 17.2.2020).

Übrigens: Für kurzfristige Aushilfen ist keine Jahresmeldung zur Sozialversicherung zu erstatten.

Jahresmeldungen zur Unfallversicherung – Jahresabschlussarbeiten

Natürlich sind auch die Lohnsummen Ihrer Minijobber im digitalen Lohnnachweis an die Unfallversicherung zu erstatten. Daneben sind die Entgelte auch in der UV-Jahresmeldung (Abgabegrund „92) – ebenfalls bis 17.2.2020 – zu versenden.

Lohnsteuer und Minijob

Der Großteil der Minijobber wird mit der 2-prozentigen Pauschsteuer abgerechnet. Für diese Arbeitnehmer ist keine Lohnsteuerbescheinigung zu erstatten. Anders sieht es jedoch aus, wenn die Minijobber nach den ELStAM abgerechnet werden, also nach Steuerklasse. Für diese Minijobber mit Steuerklasse müssen Sie die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und bis spätestens 29.2.2020 an die Finanzverwaltung versenden.

Artikeltipp: Interner Lohnsteuerjahresausgleich

Prüfen Sie die Entgelte der Minijobber – Jahresabschlussarbeiten

Zu Jahresende sollten Sie ebenfalls prüfen, ob die Entgeltgrenze (Minijobgrenze) eingehalten worden ist. Die Minijobgrenze auf das Jahr betrachtet beträgt 5.400 Euro (= 12 x 450 Euro). Sollten Sie Minijobber beschäftigen (abgerechnet haben), deren Entgelt 2019 oberhalb dieser Grenze liegt, sollten Sie für die nächste Betriebsprüfung eine Begründung für das Überschreiten der Minijobgrenze parat haben.

Lesen Sie hier einige Informationen zum Überschreiten der Minijobgrenze.

Resturlaub der Minijobber

Auch Minijobber sind Arbeitnehmer und haben somit Urlaubsansprüche. Prüfen Sie, ob die Urlaubstage verbraucht worden sind oder ob eventuell Resturlaubstage ins nächste Jahr zu übernehmen sind – soweit dies betrieblich vorgesehen ist.

Arbeitszeitdokumentation für Minijobber

Prüfen Sie bitte auch, ob Sie die Arbeitszeitdokumentation der Minijobber vorliegen haben und ob diese vollständig ist. Denn hier legen die Betriebsprüfer ein besonderes Augenmerk an.