Minijob: Monate ohne Entgelt im Melderecht

In der aktuellen Situation stehen viele Lohnbüros vor der Frage, wie sie in der Lohnabrechnung verfahren sollen, wenn ein Minijobber einen Monat oder gar mehrere Monate kein Entgelt bekommt. Hier stellt sich unter anderem die Frage, ob es in diesen Fällen Meldungen zur Sozialversicherung geben muss.

Grundsätzlich erhalten Arbeitnehmer mit der monatlichen Lohnabrechnung ihren Arbeitsverdienst ausgezahlt. Der Regelfall ist, dass der Arbeitnehmer den vollen Monat seine Arbeitsleistung erbracht hat und dafür dann auch seinen vollen Monatsverdienst erhält. Besonderheiten sind zu beachten, wenn die Arbeitsleistung keinen vollen Monat erbracht worden ist. Dies kann der Fall sein, wenn das Arbeitsverhältnis im laufenden Monat begonnen oder beendet worden ist. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer seinen anteiligen Lohn für den Zeitraum der Arbeitsleitung.

Beispiel:
Ein Minijobber (Stundenlohn 10 Euro) beginnt seinen neuen Minijob am 15.6.2020. Er arbeitet jeweils montags und donnerstags 4 Stunden.

Für den Juni 2020 erhält er somit einen anteiligen Lohn von 200 Euro, da er im Juni 5 Tage (je 4 Stunden) gearbeitet hat. Für den ganzen Juni hätte er 360 Euro erhalten (9 Tage zu 4 Stunden).

Neben dem Beginn oder Ende des Beschäftigungsverhältnisses im laufenden Monat kann es aber auch durch Fehlzeiten zu einem anteiligen Verdienst kommen. Solche Fehlzeiten sind zwar nicht der Regelfall, dennoch kommen sie in der Lohnabrechnung vor. Bei Minijobbern kann dies beispielsweise der Fall sein, wenn der Entgeltfortzahlungsanspruch bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit von mehr als 6 Wochen oder aber auch unbezahlter Urlaub vorliegt.

In diesen Fällen sind die Fehlzeiten im Rahmen des DEÜV-Meldeverfahrens zu melden. Denn das Beschäftigungsverhältnis wird dann unterbrochen. Nimmt der Minijobber (nach der Fehlzeit) seine Beschäftigung wieder auf und erhält dafür dann natürlich auch wieder eine Vergütung, ist diese Wiederaufnahme ebenfalls bei Sozialversicherungsmeldung an die Minijob-Zentrale zu melden.

Meldungen in entgeltlosen Monaten

Dieses Vorgehen gilt auch, wenn Minijobber für einen gewissen Zeitraum kein Entgelt erhalten. Monate ohne Arbeitsentgelt sind im DEÜV-Meldeverfahren zu melden. Aber der Reihe nach.

Zunächst gilt, dass ein Arbeitsverhältnis auch ohne Entgeltzahlung fortbesteht. Das heißt, das Arbeitsverhältnis endet nicht automatisch mit dem Ende des Entgeltbezugs. Das Arbeitsverhältnis besteht also fort, doch das Beschäftigungsverhältnis ist etwas differenzierter zu betrachten.

Denn ein Beschäftigungsverhältnis ohne Entgeltzahlung besteht nur für längstens einen Monat fort (§ 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV). Danach gilt das Beschäftigungsverhältnis als unterbrochen. Für die Lohnabrechnung bedeutet dies, bekommt ein Minijobber mehr als einen Monat kein Entgelt, dann müssen Sie das Beschäftigungsverhältnis abmelden. Dabei ist das Beschäftigungsverhältnis unterbrochen (nicht beendet). Das Arbeitsverhältnis ist damit ebenfalls nicht beendet.

Dabei ist zum Ende des Entgeltbezugs eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zu erstatten (Ende einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung). Nach der entgeltlosen Zeit (mit Wiederaufnahme der Beschäftigung) ist eine Anmeldung mit Grund „13“ zu erstatten. Eine Unterbrechungsmeldung (Abgabegrund 51-53) ist für Minijobber hier nicht zu erstatten.

Beispiel:

Ein Minijobber arbeitet immer wieder bei Ihnen. Es sind aber keine regelmäßigen Arbeitszeiten vereinbart, sondern der Minijobber wird bei Bedarf eingesetzt. Im Zuge der aktuellen Situation wurde der Minijobber zuletzt am 19.3.2020 eingesetzt. In den Monaten April und Mai 2020 arbeitete der Minijobber nicht. Er nimmt seine Arbeit am 3.6.2020 wieder auf.

Da der letzte Arbeitseinsatz am 19.3.2020 (und damit die letzte Entlohnung) stattfand und in den Monaten April und Mai nicht gearbeitet (und kein Lohn gezahlt) wurde, ist für den Minijobber nach Ablauf eines Monats eine Abmeldung mit Grund 34 zu erstatten (Meldezeitraum 1.1. – 18.4.2020).

Im Juni 2020 ist dann die Beschäftigungsaufnahme mit dem Abgabegrund „13“ wieder anzumelden.

Enormer Meldeaufwand für Monate ohne Entgelt

In Betrieben, in denen die Minijobber auch ohne Corona-Pandemie häufiger längere Auszeiten von mehr als einem Monat haben, bedeutet dies einen erhöhten Meldeaufwand. Glücklicherweise müssen Sie diesen Meldeaufwand (derzeit) nur betreiben, wenn ein kompletter Abrechnungsmonat ohne Entgelt vorliegt. Zwar hätte die Rentenversicherung gern konkretere Meldedaten von Ihnen, doch es ist (noch) nicht jeder „einzelne“ Arbeitseinsatz an- und abzumelden.

Wobei es tendenziell in diese Richtung geht. Momentan hält sich das Meldevolumen jedoch noch in Grenzen. Unterbrechungen Ihrer Minijobber von mehr als einem Monat ohne Entgeltzahlung sollten Sie unbedingt melden. Allerdings brauchen Sie hier nicht bei jeder Lohnabrechnung einzeln überprüfen, ob ein Minijobber aufgrund seiner Arbeitseinsätze einen Monat „ohne Entgelt beschäftigt“ war.

Es genügt zu prüfen, wenn Sie Minijobber abrechnen, die im aktuellen Abrechnungsmonat (Kalendermonat) kein Geld bekommen, weil sie nicht gearbeitet haben, zu melden. Es gilt: Monate ohne Entgelt sind zu melden.

Monate ohne Entgelt in der Lohnsoftware

In Ihrer Lohnsoftware können Sie eine solche Abmeldung mit Grund 34 ganz einfach über die Eingabe der Fehlzeit „unbezahlter Urlaub“ kreieren. Die modernen Lohnsoftwareprogramme erstellen nämlich bei der Fehlzeit „unbezahlter Urlaub“ automatisch eine Abmeldung mit Grund 34, wenn ein Zeitmonat mit dieser Fehlzeit belegt ist.

Sofern Sie eine zum maschinellen Beitrags- und Meldeverfahren zugelassene Lohnsoftware verwenden, wird Ihnen die Software entsprechende Hinweis in der Abrechnung geben, sofern Sie keine entsprechende Fehlzeit für einen Monat ohne Entgelt erfasst haben.

Die Software erkennt nämlich, dass es hier eine Nullabrechnung (0-Euro-Abrechnung) für einen Arbeitnehmer geben soll, obwohl keine (sozialversicherungsrechtliche) Fehlzeit für diesen Monat erfasst ist. Aufgrund dieser Erkenntnis schlägt dann die Software beispielsweise vor, dass eine Fehlzeit ab dem 1. des aktuellen Abrechnungsmonats angelegt wird, um letztlich eine Abmeldung mit dem Abgabegrund „34“ zu erzeugen.

Wird dann im nächsten (oder übernächsten Monat) der Minijobber (wieder) mit einem Eurobetrag abgerechnet, erzeugt die Lohnsoftware automatisch eine Anmeldung (Abgabegrund „13“) durch ein automatisches Beenden der Fehlzeit (unbezahlter Urlaub).