Beschäftigen Sie kurzfristige Aushilfen in den Ferien, so müssen Sie auch für die Ferienjobber die Arbeitszeiten aufzeichnen. Leider wird diese Dokumentationspflicht häufig vergessen. Im Nachgang, wenn die Ferienjobber bereits nicht mehr bei Ihnen im Betrieb beschäftigt sind, sorgt dies oft für unnötigen Ärger. Wenn dann nämlich eine Prüfung ins Haus steht und die Arbeitszeitaufzeichnungen der Ferienjobber fehlen.

Es gilt nämlich auch für die Ferienjobber die Arbeitszeiten aufzuzeichnen, da sie genauso wie ihre 450-€-Kräfte zu den geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen gehören. Für geringfügig Beschäftigte, also Ihre Minijobber und Ihre kurzfristigen Aushilfen (Ferienjobber) müssen Sie zwingend die Arbeitszeiten aufzeichnen. Diese Verpflichtung besteht schon seit Jahren nach den Regelungen für die geringfügigen Beschäftigungen. Die Betriebsprüfer der Sozialversicherungsträger wollen nämlich sehen, ob die aufgezeichneten Arbeitsstunden zu dem vergüteten Entgelt plausibel sind. Natürlich prüfen Sie auch, ob die Stunden mit dem jeweils geltenden Mindestlohn (insbesondere den höheren Branchen-Mindestlöhnen) übereinstimmen.

Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz – gilt auch für Ferienjobber die Arbeitszeiten aufzeichnen

Darüber hinaus sind aber die Arbeitszeitaufzeichnungen seit Einführung des Mindestlohns in Deutschland, also seit 1.1.2015, auch zwingend gesetzlich vorgeschrieben. In dem Mindestlohngesetz steht nämlich schwarz auf weiß, dass Sie für geringfügig Beschäftigte die Arbeitszeiten penibel aufzeichnen müssen.

Es genügt bei den Arbeitszeitaufzeichnungen im Übrigen nicht, wenn sie nur aufschreiben, dass ein Mitarbeiter X Stunden gearbeitet hat. Ihre Aufzeichnungspflichten gehen viel weiter.

Für Ferienjobber müssen Sie die Arbeitszeiten nach konkreten Vorgaben aufzeichnen. So müssen Sie

• den tatsächlichen Beginn,
• das tatsächliche Ende und
• die tatsächliche Arbeitsdauer

tagtäglich aufschreiben. Nur wenn Sie diesen Formvorschriften genügen, schlagen Sie den Betriebsprüfern ein Schnippchen und Sie sind auf der sicheren Seite.

Keine Vorgabe zur Nutzung eines elektronischen Zeiterfassungssystems, wenn Sie für Ferienjobber die Arbeitszeiten aufzeichnen

Sie müssen allerdings bei den Arbeitszeiten nicht zwingend auf ein elektronisches Zeiterfassungssystem zurückgreifen. Hier genügt dem Gesetzgeber die einfache Aufzeichnung auf Papier. Das bedeutet, Sie können ganz einfache Stundenzettel oder Stundenbücher in Papierform nutzen.

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Ferienjobber die Arbeitszeiten aufzeichnen – Tatsächliche Arbeitszeiten !

Wie bereits erwähnt müssen sie tagtäglich die tatsächlichen Arbeitszeiten aufschreiben. In vielen Betrieben gibt es jedoch arbeitsvertragliche Regelungen zur Arbeitszeit. So liest man dort häufig Formulierungen wie „der Arbeitnehmer hat in der Zeit von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr … zu arbeiten…“.

Eine solche vertragliche Regelung der Arbeitszeiten, also eine Angabe von Soll-Beginn- Arbeitszeit und Soll-Ende-Arbeitszeit genügt den Mindestlohnvorschriften jedoch leider nicht. Vielmehr müssen Sie wirklich die tatsächlichen Arbeitszeiten (für jede Aushilfe und für jeden Tag) aufzeigen.

Beispiel Ferienjob und Arbeitszeiten:

Ein Ferienjobber arbeitet in einem Kiosk. In dem Kiosk werden verschiedene Arbeitsschichten von jeweils 4 Stunden gefahren. Die Arbeitsschicht des Ferienjobbers beginnt jeweils um 08:00 Uhr und endet um 12:00 Uhr. Dies ist auch arbeitsvertraglich so geregelt.

Trotz der arbeitsvertraglichen Regelung, sind die tatsächlichen Arbeitszeiten arbeitstäglich zu notieren, also tatsächlichen Beginn und tatsächliches Ende sowie die Dauer erfassen.

Dies könnte dann beispielsweise so aussehen:

3.7.2017: Beginn 7:55 Uhr Ende 12:00 Uhr Arbeitsdauer 4 Stunden 5 Minuten

Viele von Ihnen denken jetzt sicher, was soll diese unnötige Dokumentationspflicht. Leider muss ich Ihnen diese Dokumentationspflichten und peniblen Arbeitszeitaufzeichnungen wärmstens ans Herz legen. Die Prüfer sind dort knallhart. Haben Sie nämlich die Arbeitszeiten nicht konkret aufgezeichnet, so kann Ihnen dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflichten der Arbeitszeiten nach dem Mindestlohngesetz ausgelegt werden. Das kann unter Umständen schon zu einem saftigen Bußgeld von ein paar tausend Euro führen.

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Übrigens: Bevor Sie Ihre Ferienjobber pauschal versteuern  – Lesen Sie die 5 häufigsten Fragen zu kurzfristigen Aushilfen und Steuern.