Sie müssen im Lohnbüro den elektronischen Lohnnachweis für das Jahr 2016 zur Unfallversicherung in Papierform bereits abgegeben haben. Zusätzlich sind Sie für das Kalenderjahr 2016 und übrigens auch für 2017 und die Folgejahre gesetzlich verpflichtet, dass Sie die Inhalte des Lohnnachweises auch in elektronischer Form aus Ihrem Lohnprogramm versenden.
Wie die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unlängst mitteilte, sind dieser gesetzlichen Verpflichtung erst knapp die Hälfte aller Betriebe nachgekommen. Daher bittet die Unfallversicherung nochmals darum, die Lohnnachweise in elektronischer Form für das Kalenderjahr 2016 jetzt zu versenden. Die Unfallversicherung hat dafür einen Wunschtermin gesetzt, sie möchte die elektronischen Lohnnachweise 2016 gern bis 30. Juni 2017 erhalten.
Interessant, wenn man bedenkt, dass eigentlich am 16.2.2017 Einsendeschluss gewesen ist.
Wir alle dürfen gespannt sein, wie das Verfahren weitergeht. Bereits zum Beginn des elektronischen Lohnnachweisverfahrens haben viele Softwarehersteller und andere Experten nur den Kopf geschüttelt und über dieses komplizierte Abrufverfahren, um den elektronischen Lohnnachweis aus der Lohnsoftware zu erstellen, den Kopf geschüttelt.
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Bevor der elektronische Lohnnachweis für das Jahr 2016 nämlich versendet werden kann, muss der Betrieb die UV – Stammdaten ebenfalls elektronisch abholen. Hierfür muss die Lohnsoftware die entsprechenden Stammdaten von den Servern der DGUV anfordern und kann diese dann nach einiger Zeit dort abholen. Aus diesen Stammdaten setzt sich dann der Lohnnachweis des Betriebes zusammen.
Kritiker haben von Anfang an bemängelt, dass hier mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird. Doch die Unfallversicherung hält an dem Verfahren fest. Das in der Praxis noch weitere Fehlerquellen und Gefahren beim Datenabruf und elektronischen Datenversand lauern, liegt in der Natur der Sache. Neben den kleineren technischen Problemen liegt der Hauptgrund des bislang schlechten Ergebnisses sicherlich in dem komplizierten Verfahren an sich.
Versenden Sie den Lohnnachweis elektronisch
Im Lohnbüro müssen Sie aber dennoch Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Das bedeutet, auch für das Jahr 2016 den elektronischen Lohnnachweis zu erstatten. Sollte dies aus technischen Gründen nicht gehen, weil zum Beispiel ihre Lohnsoftware dieses Feature noch nicht zur Verfügung stellt, dann schreiben Sie dies Ihrer Berufsgenossenschaft. Das gilt auch, wenn Sie keine Stammdaten von der Unfallversicherung erhalten oder Ihnen keine aktuelle Mitgliedsnummer mitgeteilt worden ist. Denken Sie unbedingt daran, dass Sie eine schriftliche Bestätigung der Berufsgenossenschaft erhalten. Ein Telefonanruf reicht hier in aller Regel nicht, wenn Sie im Nachgang einen Nachweis haben wollen.
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Elektronischer Lohnnachweis schon am Ende?
Auch sollten Sie sich im Lohnbüro nicht davon beeinflussen lassen, dass die ersten sich bereits auf das elektronische Lohnnachweisverfahren eingeschossen haben und die komplette Abschaffung fordern. Hier ist sicherlich vieles richtig, da durch die Einbindung der Unfallversicherungsdaten in das DEÜV-Meldeverfahren in der Vergangenheit einiges schief gelaufen ist. Von daher ist die Kritik an der Unfallversicherung vielfach nachvollziehbar und auch richtig. Es hat sich in der Vergangenheit immer wieder gezeigt dass durch die Einbindung der Unfallversicherungsdaten massenhaft Sozialversicherungsmeldungen fehlerhaft waren und Betriebe in aufwändigen Korrekturen die Melde- Sachverhalte nochmals melden mussten. Bislang hat die Anbindung der Unfallversicherung in das DEÜV-Meldeverfahren vielen Betrieben nur zusätzliche Arbeit und viel Ärger beschert.
Doch im Moment dürfen Sie sich von diesen Punkten nicht leiten lassen. Holen Sie bitte unmittelbar den Versand des elektronischen Lohnnachweis für das Kalenderjahr 2016 nach, damit sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.
Tipp: Sofern Sie den Lohnnachweis für das Jahr 2016 nicht abgegeben haben, holen Sie dies unmittelbar nach.
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