Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber
Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten ist für Minijobbern zwingend vorgeschrieben. Viele Betriebe vernachlässigen aber genau diese Arbeitszeitaufzeichnungen bei ihren Minijobbern. Das führt in den durchgeführten Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger regelmäßig zu Beanstandungen durch die Prüfer und im Extremfall zu Bußgeldern.
Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber sind Pflicht
Der Gesetzgeber hat mit der Einführung des Mindestlohngesetzes bereits ab 2015 dafür gesorgt, dass eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobber besteht. Hier ist – etwas verklausuliert – klar geregelt, dass für Minijobber Arbeitszeitaufzeichnungen Pflicht sind.
Es wird natürlich nicht von Minijobbern gesprochen, sondern von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Aber genau in diesem Paragraphen sind die Minijobs definiert.
Mindestlohngesetz – § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten
(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (MINIJOBS) oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für einen Entleiher, dem ein Verleiher eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweige überlässt. Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.
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Auswirkungen: Sie müssen für Ihre Minijobber und auch für Ihre kurzfristigen Aushilfen, wie beispielsweise die Ferienjobber in den Sommermonaten, die Arbeitszeiten aufzeichnen!
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Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber konkret
Für die Minijobber müssen Sie den tatsächlichen Beginn, die Dauer und das Ende arbeitstäglich aufzeichnen. Es genügt dabei nicht im Arbeitsvertrag die Arbeitszeit zu regeln und sich dann bei einer Prüfung darauf zu berufen. Sie müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten konkret aufzeichnen.
Es ist keine besondere Form erforderlich, so dass es also keine elektronische Zeiterfassung sein muss. Es genügt also auch ein „Stundenzettel“ aus dem Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit ersichtlich sind. Die Form der Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber ist somit Ihnen im Betrieb überlassen.
Neben der Vorschrift im Mindestlohngesetz wird auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien, also den „Erläuterungen der Sozialversicherungsträger zu den Minijobs“ wird auch noch einmal deutlich gemacht, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen Teil der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen bei den Minijobbern sind.
Arbeitszeitaufzeichnungen auch für Familien-Minijobber dokumentieren
Familienangehörigen sind zwar nach dem Mindestlohngesetz nicht aufzeichnungspflichtig, doch gilt diese Ausnahmeregelung nicht, wenn es sich um Familienangehörige in einem Minijob handelt. Die Aufzeichnungspflicht aufgrund des Mindestlohngesetzes entfällt dann zwar, aber die Geringfügigkeitsrichtlinien machen hier für die beschäftigten Familienmitglieder im Minijob leider keine Ausnahme. Daher sollten Sie auch für Familien-Minijobber die Arbeitszeiten aufzeichnen.
Gerade für Ihre Minijobber ist es wichtig, die Arbeitszeitaufzeichnungen, also die Stundenzettel bei der Hand zu haben, wenn der Zoll oder die Betriebsprüfer der Sozialversicherung vorbeischauen. Denn ohne diese Aufzeichnungen verstoßen Sie gleich doppelt gegen geltendes Recht. Einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und dann auch noch gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.
Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber- wer muss aufzeichnen?
Nachweispflichtig bei einer Prüfung ist der Betrieb. Die Führung der Stundenzettel kann aber – und das ist die Regel – durch den Minijobber selbst durchgeführt werden. Sie müssen aber dafür sorgen, dass Sie im Betrieb die Arbeitszeitaufzeichnungen zeitnah – das heißt spätestens sieben Tage nach der tatsächlichen Arbeitsleistung – zur Verfügung haben.
Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung auch für Ihre Minijobber haben, sollte dies kein Problem sein. Sofern Ihre Minijobber aber nicht in der elektronischen Zeiterfassung geführt werden, sollten Sie manuelle Stundenzettel führen (lassen) und diese regelmäßig einsammeln.
Auch wenn laut Mindestlohngesetz die Vorgabe besteht spätestens nach sieben Tagen die Stundenzettel parat zu haben, hat es sich in den meisten Betrieben etabliert, die Stundenzettel monatlich (zur Lohnabrechnung) einzusammeln.
Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber
Die Stundenzettel müssen Sie nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich zwei Jahre aufbewahren. Ich empfehle Ihnen aber eine längere Aufbewahrungspflicht. Denn die Sozialversicherung kann vier Jahre rückwirkend prüfen und hat ebenfalls einen Anspruch auf die Zeitnachweise.
Unterschrift auf die Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber?
Immer wieder bekomme ich die Frage gestellt, ob die Arbeitszeitnachweise vom Arbeitnehmer unterschrieben werden müssen. Eine gesetzliche Vorschrift dafür gibt es zwar nicht.
ABER: Unterschreibt der Minijobber den Stundennachweis, dann bestätigt er ja auch, dass er in dem Monat nur diese Stunden gearbeitet hat. Das kann im Streitfall eine nützliche Hilfe sein, denn oft werden in Kündigungsprozessen seitens der Arbeitnehmer gern auch Argumente angeführt, dass der Betrieb „zu wenig“ Stunden ausgezahlt hat und diese zum Ende des Arbeitsverhältnisses nun noch auszuzahlen sind. Sie sehen, dann kann eine Unterschrift auf dem Arbeitszeitnachweis ein nützlicher Trumpf sein.
