Arbeitszeitaufzeichnungen, also die Dokumentationspflichten der Arbeitszeit, gelten auch für Ihre Ferienjobber. Können Sie die konkreten Arbeitszeiten Ihrer Ferienjobber nicht nachweisen, so drohen Ihnen empfindliche Strafen bei der nächsten Prüfung durch die Sozialversicherung und dem Zoll.

In zahlreichen Betrieben sind immer wieder Ferienjobber aktiv. Meist werden die Schüler oder Studenten in den Ferienmonaten als kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer tätig. Die Vorteile für diese Beschäftigungsart sind sehr beliebt. Denn die Ferienjobber können in aller Regel sozialversicherungsfrei beschäftigt werden.

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Und auch die Lohnsteuer fällt bei den kurzfristig beschäftigten Ferienjobbern nicht ins Gewicht, da der Verdienst entweder bereits in der laufenden Monatsabrechnung zu gering ist, so dass keine Steuer anfällt oder der Ferienjobber spätestens mit seiner Einkommensteuererklärung die gezahlten Lohnsteuern erstattet bekommt.

Aus diesen Gründen werden die Ferienjobber regelmäßig als kurzfristig beschäftigte Aushilfen in den Betrieben angestellt. Keine Sozialabgaben und keine bzw. kaum Steuern machen die kurzfristigen Beschäftigungsverhältnisse für den Betrieb und den Ferienjobber zu einer runden Sache.

Damit es für den Betrieb auch wirklich eine runde Sache wird, sind aber neben den Voraussetzungen für den Ferienjob auch die Aufzeichnungspflichten der Arbeitszeiten für kurzfristige Aushilfen zu beachten. Werden die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht oder nicht korrekt geführt, drohen Strafgelder bei der nächsten Prüfung.

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Arbeitszeitaufzeichnungen: Doppelte Aufzeichnungspflicht

Die Verpflichtung für den Betrieb, die Arbeitszeiten der kurzfristig beschäftigten Aushilfen aufzuzeichnen, ergibt sich einerseits aus dem Mindestlohngesetz. In diesem ist nicht nur die Höhe des gesetzlichen Mindestlohns geregelt, sondern auch die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte.

Daneben haben die Spitzenverbände der Sozialversicherung in den Geringfügigkeitsrichtlinien zusätzlich festgelegt, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen zwingend sind. Die Arbeitszeitaufzeichnungen sind nämlich Teil der Entgeltunterlagen und dem Betriebsprüfer vorzulegen.

So zeichnen Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen auf

Für korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen ist es notwendig, dass Sie

• Beginn,
• Dauer und
• Ende

der tatsächlichen Arbeitszeit aufzeichnen. Das heißt Sie müssen jeden Arbeitstag akribisch dokumentieren.

Wichtig: Sie müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten aufzeichnen. Die Aufzeichnung von „Soll-oder Planarbeitszeiten“ genügt hier nicht.

In welcher Form Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen vornehmen ist Ihnen überlassen. Sie können die Aufzeichnungen elektronisch oder auf Papier festhalten. Wichtig ist lediglich, dass Sie die Unterlagen im Prüfungsfall zu Hand haben.

Arbeitszeiten schnell aufzeichnen und Frist einhalten

Neben der Verpflichtung die Arbeitszeiten aufzuzeichnen, müssen Sie auch noch „schnell aufzeichnen“. Denn die Arbeitszeiten müssen spätestens am siebten Tag nach der tatsächlichen Arbeitsleistung dokumentiert sein.

Es geht also nicht, dass Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen nur ein paar Mal im Jahr vornehmen.

Praktische Lösung für Arbeitszeitaufzeichnungen finden

Wenn Sie eine elektronische Zeiterfassung im Betrieb haben, kann es durchaus sinnvoll sein, Ihre Ferienjobber in das Zeiterfassungssystem mit aufzunehmen. Dann haben Sie alle Arbeitszeiten der Arbeitnehmer in Ihrem Zeit-System.

Kostengünstiger und ebenfalls rechtskonform ist eine handschriftliche Aufzeichnung auf Papier. Sie können die Arbeitszeiten nämlich auch selbst auf Papier anfertigen, denn es sind keine besonderen Formvorschriften für die Arbeitszeitaufzeichnungen vorgeschrieben.

Eine andere Alternative ist die kostenlose Smartphone-App „einfach erfasst“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS). Schauen Sie doch dort einmal vorbei.

Mein Tipp:

Zeichnen Sie die Arbeitszeiten täglich auf, damit Ihnen keine Zeiten fehlen.

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