Lohnachweis und Minijob – das gilt es zu beachten

Im Februar 2021 sind die Lohnnachweise an die zuständigen Unfallversicherungsträger zu senden. Die Lohnnachweise enthalten die meldepflichtigen Entgelte zur Unfallversicherung für die im vergangenen Jahr beschäftigten Arbeitnehmer. Das gilt selbstverständlich auch für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen. Auch diese sind im Lohnnachweis zu melden.

Lohnnachweis – Beitragsgrundlage

Einmal jährlich müssen die Betriebe die unfallversicherungspflichtigen Entgelte der Arbeitnehmer an den zuständigen Unfallversicherungsträger elektronisch melden. Dies erfolgt regelmäßig aus der verwendeten Lohnsoftware heraus. Die im Lohnnachweis gemeldete Lohnsumme ist anschließend Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur Unfallversicherung. Die Berechnung erfolgt dabei durch die Unfallversicherungsträger. Die Betriebe werden über die zu zahlenden Beiträge 2020 (voraussichtlich) im März bzw. April 2021 mittels Beitragsbescheid informiert.

Lohnnachweis – Gefahrtarifstellen

Zahlreiche Unfallversicherungsträger nutzen unterschiedliche Gefahrtarifstellen, die im Grunde die Gefährdung der einzelnen Tätigkeiten bestimmen. Diese Einteilung nehmen aber nicht alle Berufsgenossenschaften vor, oft haben die Berufsgenossenschaften auch nur eine einzelne Gefahrtarifstelle.

Nutzt die BG jedoch verschiedene Gefahrtarifstellen (z.B. BG Bau), so sind die Arbeitnehmer bzw. die Entgelte auf die einzelnen Tätigkeiten aufzuteilen.

Im Lohnachweis sind die Entgelte auf die jeweiligen Gefahrtarifstellen aufzuteilen und nach Gefahrtarifstellen (GTST) zu melden.

Die Gefahrtarifstellen müssen die Betriebe übrigens im Rahmen eines Abrufverfahrens über die Lohnsoftware im Vorfeld abrufen. Nur die Gefahrtarifstellen, welche von der Unfallversicherung zur Verfügung gestellt worden sind, können letztlich auch gemeldet werden.

Wichtig: Für die Mitteilung welche Tätigkeiten (und damit ggf. auch abweichende) Gefahrtarifstellen gelten ist der Betrieb zuständig. Daher sollte sich der Betrieb stets mit dem Unfallversicherungsträger über die Tätigkeiten und die damit verbundenen Gefahrtarifstellen austauschen.

Lohnnachweis – Entgelte

Im Lohnnachweis sind die unfallversicherungspflichtigen Entgelte zu melden. Das sind im Grunde alle steuerpflichtigen Lohnarten, die im Rahmen der Entgeltabrechnung für die Arbeitnehmer verwendet worden sind.

Allerdings gibt es hier auch ein paar Sonderfälle zu berücksichtigen. So gelten die steuerfreien Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge als unfallversicherungspflichtiges Entgelt – obwohl diese regelmäßig steuerfrei sind.

Im Lohnnachweis sind alle Entgelte der im Kalenderjahr (Meldejahr) beschäftigten Arbeitnehmer aufzuführen. Das heißt, auch die Minijobber gehören mit ihren Vergütungen dazu. Ebenfalls fließen die Entgelte der kurzfristigen Aushilfen mit in den Lohnnachweis ein.

Beispiel:

Ein Betrieb beschäftigt 10 Minijobber zu jeweils 450 Euro monatlich das komplette Jahr 2020. Daneben waren im Sommer 2020 noch zwei kurzfristige Aushilfen vom 1.7.2020 bis 31.8.2020 mit jeweils 800 Euro monatlich beschäftigt.

Ferner gibt es zwei Vollzeitbeschäftigte mit monatlich 3.000 Euro.

Entgelte für den Lohnnachweis 2020:

2 Vollzeitkräfte (= 2 x 3.000 Euro x 12 Monate): 72.000 Euro

10 Minijobber (= 10 x 450 x 12 Monate): 54.000 Euro

2 kurzfristige Aushilfen (= 2 x 800 x 2 Monate): 3.200 Euro

Insgesamt beträgt die Lohnsumme: 129.200 Euro

Lohnnachweis – Arbeitsstunden sind zu melden

Im Lohnnachweis an die Unfallversicherung sind zusätzlich noch die Arbeitsstunden der Arbeitnehmer (ebenfalls nach GTST) zu melden. Hierbei sind grundsätzlich die tatsächlichen Arbeitsstunden zu melden. Sollte dies nicht möglich sein, kann hilfsweise auch der Vollarbeiterrichtwert gemeldet werden.

Für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen nehmen Sie natürlich nur einen entsprechend anteiligen Vollarbeiterrichtwert. Sie können den anteiligen Vollarbeiterrichtwert ermitteln, indem Sie die regelmäßige Wochenarbeitszeit des Minijobbers ins Verhältnis zur regelmäßigen Wochenarbeitszeit eines Vollzeitarbeitnehmers setzen.

Abgabefrist für den Lohnnachweis 2020

Der Lohnnachweis 2020 muss bis spätestens 16.2.2021 an die Annahmestelle der Unfallversicherung übermittelt worden sein. Sollten sich nachträglich noch Änderungen aufgrund von erforderlichen Korrekturen ergeben, ist der Lohnnachweis zu stornieren und ein entsprechend neuer Lohnachweis zu erstellen und zu versenden.

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