Schüleraushilfen richtig befristen in den Ferien

Im Sommer stellen sich wieder viele Lohnabrechner die Frage, wie sie Schüleraushilfen richtig befristen können. Eigentlich ganz einfach. Denn auch Schüleraushilfen können kurzfristige Aushilfen und damit sozialabgabenfrei sein. Somit gelten die Regelungen zur Kurzfristigkeit. Mit ein paar kleinen Kniffen gelingt es Schüleraushilfen richtig zu befristen.

Schüleraushilfen richtig befristen mit Kurzfristigkeitsregeln

Damit Sie die Schüleraushilfen in den Sommerferien richtig befristen, sollten Sie die Regelungen zur Kurzfristigkeit kennen. Für das Jahr 2018 gelten hier noch (ausgeweitete) Zeitgrenzen. Bis Ende 2018 gilt nämlich noch die Zeitgrenze von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen bei kurzfristigen Aushilfsbeschäftigungen. Ab 2019 ist hier die Rückkehr zu den (alten) Kurzfristigkeitsgrenzen von 2 Monaten bzw. 50 Arbeitstagen geplant.

Das bedeutet, Sie können Beschäftigte als kurzfristige Aushilfen bis zu 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr beschäftigen können. Allerdings zählen hierbei nicht nur die Beschäftigungszeiten in Ihrem Betrieb, sondern auch andere kurzfristige Aushilfsbeschäftigungen in anderen Betrieben. Auch diese Beschäftigungszeiten sind bei der Beurteilung der kurzfristigen Aushilfsjobs in den Sommerferien zu beachten.

Konkret bedeutet dies, dass Sie bei einem Ferienjobber prüfen müssen, ob es bereits andere Vorbeschäftigungen gegeben hat, die auf die Ferienbeschäftigung bei Ihnen anzurechnen ist. Liegen solche (anrechenbaren) Vorbeschäftigungen vor, so sind diese Beschäftigungszeiten auf den Ferienjob (kurzfristigen Aushilfsjob) anzurechnen.

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Dies kann dazu führen, dass die Beschäftigung bei Ihnen in den Sommerferien zusammen mit den Vorbeschäftigungen die Kurzfristigkeitsgrenzen überschreitet. Sollte dies der Fall sein, so ist die Aushilfsbeschäftigung bei Ihnen nicht als kurzfristige Beschäftigung zu beurteilen, sondern ist im vollen Umfang sozialversicherungspflichtig, wenn das Entgelt oberhalb von 450 € liegt.

Um von den Vorbeschäftigungen zu erfahren, sollten Sie unbedingt eine schriftliche Bestätigung von der Schüleraushilfe einholen, welche Vorbeschäftigungen vorgelegen haben, bei welchem Arbeitgeber diese durchgeführt worden und welche Zeiträume die jeweiligen Beschäftigungen umfassten.

Im Idealfall kann Ihnen die Schüleraushilfe natürlich auch mitteilen, dass keine Vorbeschäftigungen ausgeübt worden sind. Das ist bei den meisten Schüleraushilfen sicherlich auch der Fall.

Tipp: Lassen Sie sich auch die Erklärung, dass KEINE Vorbeschäftigungen ausgeführt worden sind schriftlich geben. Denn nur mit einer schriftlichen Erklärung können Sie bei einer Betriebsprüfung punkten.

Schüleraushilfen richtig befristen mit Arbeitsvertrag

Damit Sie die Schüleraushilfen in den Sommerferien richtig befristen, sollten Sie unbedingt einen befristeten Arbeitsvertrag – natürlich schriftlich – schließen. Denn eine wichtige Voraussetzung für eine kurzfristige Beschäftigung ist, dass es sich um eine im Voraus befristete Beschäftigung handeln muss. Liegt eine solche Befristung nicht vor, kann es kein kurzfristiges Beschäftigungsverhältnis sein.

Tipp: Schließen Sie immer einen befristeten Arbeitsvertrag mit festem Beginn und Ende.

Minderjährige Schüleraushilfen richtig befristen

Schüleraushilfen in den Ferien einzusetzen ist beliebt. Oft sind die Schüleraushilfen aber noch vollzeitschulpflichtig und minderjährig. Das bedeutet, Sie können die Schüleraushilfen nicht beliebig lange in den Ferien einsetzen. Hier macht Ihnen nämlich eine Regelung im Jugendarbeitsschutzgesetz einen Strich durch Ihre Einsatzplanung.

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Dort ist nämlich beschrieben, dass vollzeitschulpflichtige Jugendliche maximal für 4 Wochen im Kalenderjahr in den Ferien arbeiten dürfen (§ 5 Absatz 4 Jugendarbeitsschutzgesetz). Da dies für den Großteil der minderjährigen Schüler gelten dürfte, können Sie diese nur für 4 Wochen im Jahr befristet beschäftigen.